ICS 03.100.99 CCS A01 1303 秦 皇 岛 市 地 方 标 准 DB1303/T 318—2022 特种设备 技术档案管理指南 （报批稿） 2022-01-10 发布 2022-02-18 实施 秦皇岛市市场监督管理局 发 布 ··DB1303/T 318—2022 目 前 次 言 ............................................................................II 1 范围 .................................................................................1 2 规范性引用文件 .......................................................................1 3 术语和定义 ...........................................................................1 4 基本要求 .............................................................................1 5 职责任务 .............................................................................1 6 纸质档案管理 .........................................................................2 7 电子档案管理 .........................................................................2 8 评价与改进 ...........................................................................3 附 录 A （资料性） 特种设备技术资料归档范围 ......................................4 附 录 B （资料性） 借阅档案、资料登记薄样式 .....................................12 附 录 C （资料性） 档案移交（接收）登记簿样式 ...................................13 附 录 D （资料性） 文件销毁清单、文件销毁申请和档案销毁清册样式 .................14 参 考 文 献 ........................................................................17 I ··DB1303/T 318—2022 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件由秦皇岛市市场监督管理局提出并归口。 本文件起草单位：河北省特种设备监督检验研究院秦皇岛分院。 本文件主要起草人：刘超、刘成军、王胜、赵鹏、刘明、陈鸿宇、陈佳晖、孙利剑、肖运龙、陈永 珊、王颖。 II ··DB1303/T 318—2022 特种设备 技术档案管理指南 1 范围 本文件给出了特种设备技术档案管理的基本要求、职责任务、纸质档案管理、电子档案管理、评价 与改进技术等内容的指导。 本标准适用于秦皇岛市辖区内从事特种设备生产（设计、制造、安装、改造、修理）、使用、检验、 检测等一项或多项活动单位的技术档案管理工作。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 DA/T 25 档案修裱技术规范 3 术语和定义 本文件没有需要界定的术语和定义。 4 基本要求 4.1 档案管理单位宜配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的管理和环境防护工作。 4.2 档案管理工作宜纳入档案管理单位质量管理体系，实行统一管理，业务上接受特种设备安全监督 管理机构和档案管理机构的监督和指导，任何部门和个人不得以任何借口拒绝归档或者占为己有。 4.3 特种设备技术资料归档范围可参照附录 A 中表 A.1。 4.4 档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致时， 应以纸质档案记载信息为准。 4.5 档案管理单位宜设置相对独立的档案管理区（档案库房），并采取防护设备和管理措施维护档案 实体的完整与安全。 4.6 档案管理部门宜对本单位特种设备技术资料（以下简称技术资料）做好收集、整理、立卷、装盒、 归档、排架、保管、利用、统计、保护、移交、鉴定和销毁等工作，宜每台（套）独立成册，按类别存 放，并建立相应的管理制度。 5 职责任务 1 ··DB1303/T 318—2022 5.1 根据特种设备技术生产实际工作，制定、完善技术资料管理和档案管理的制度、程序，并组织协 调相关部门实施。 5.2 结合本单位实际工作，制定特种设备技术档案分类方案，编写特种设备技术档案保管期限可采取 但不限于以下措施: a) 设计、制造单位资料永久保存； b) 安装、改造、修理资料永久保存； c) 使用单位的使用登记资料永久保存，其他资料建议保存 10 年； d) 检验检测机构监督检验资料、型式试验资料永久保存，定期检验资料、检测资料、能效测试资 料至少保存 6 年； e) 鉴定评审资料保存 10 年。 5.3 特种设备售岀后，特种设备销售单位宜确保其设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维护保 养说明、监督检验证明等相关技术资料和文件齐全并移交使用单位。特种设备在岀租期间的技术档案宜 由特种设备岀租单位保管，法律另有规定或者当事人另有约定的除外。 6 纸质档案管理 6.1 档案使用 6.1.1 档案管理单位宜建立档案借阅、使用登记制度，借阅者宜履行批准、登记、签收手续；存档报 告和资料不得随意外借，如确实需要查阅档案资料时，按要求认真填写借阅单，写明借阅用途和利用目 的，并在档案室内完成。有关借阅档案、资料登记薄样式可参照附录 B 中表 B.1。 6.2 维护 6.2.1 档案管理宜采用抽查的方式，定期对档案进行检查。 6.2.2 承接查验时档案资料不全的，档案管理单位应及时补充和补齐相关档案资料或档案，且应有补 充的见证记录，以确保业务管理工作的正常开展。 6.2.3 档案资料有损坏、字迹不清晰、污迹，或案卷装订的线绳有破损、整体结构不牢固的及时修复。 档案的修复工作应符合 DA/T25 的规定。 6.3 移交（接收）、鉴定与销毁 6.3.1 移交（接收）档案时，由交接双方对照移交清册清点核对案卷数量，查验案卷质量、内容和检 索工具，确保档案真实完整、账物相符。档案移交（接收）登记簿样式可参照附录 C 中表 C.1。 6.3.2 档案管理单位应定期对保管期限己满或失去保存价值的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案 进行登记造册，经批准后销毁。销毁档案时，应有专人负责监销，防止档案遗失和泄密，监销人要在销 毁清册上签字。销毁清册建议永久保存。文件销毁清单、文件销毁申请和档案销毁清册样式可参照附录 D 中表 D.1〜D.3。 7 电子档案管理 2 ··DB1303/T 318—2022 7.1 档案管理宜使用计算机技术，实行档案电子化管理，并采用档案管理软件，充分发挥档案和资料 的作用，逐步完善系统中检验技术和档案管理水平，使其具备档案号自动生成、档案目录自动生成、到 期归档预警提示等功能。 7.2 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由主管部门统一协调， 指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 7.3 明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检 测数据等，以保证电子档案的质量。 7.4 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的 真实性、安全性和完整性。 7.5 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保 持一致。 7.6 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，将电子文件与相应的 纸质文件等硬拷贝一并归档。 8 评价与改进 8.1 定期对档案管理各环节开展随机抽查工作，将检查结果作为年度内部审核的输入。 8.2 定期对档案利用效果分析，为管理决策或其他业务工作提供信息参考。 3 ··DB1303/T 318—2022 A B 附 A B 录 A （资料性） 特种设备技术资料归档范围 表 A.1 特种设备技术资料归档范围 设备种类 归档范围 从事活动 设计文件、设计文件鉴定资料 制造许可证（复印件） 、工艺文件 焊接工艺评定报告、焊接工艺规程 过程资料 特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件） 材料质量证明书 设计、制造 焊接记录、热处理记录、无损检测记录、射线短片、耐压试验记录、 气密试验记录、过程检验记录 图样、锅炉质量证明书、锅炉安装和使用说明书 出厂资料 制造监督检验证书或进口特种设备安全性能监督检验证 书、能效测 试报告 图样和设计说明书、安装改造修理告知书 安装、改造、修理 施工资料 安装改造修理方案、施工说明、进度计划、工艺文件 安装改造修理许可证（复印件）、安装、改造、修理竣工技术资料、 监督检验报告和证书 使用登记资料 锅炉 运行资料 特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件） 定期自行检査记录、运行故障及事故记录等使用管理记录 安全节能管理制度、特种设备操作规程、应急预案 使用 技术资料 锅炉质量证明书、锅炉安装和使用说明书、制造监督检验证书 燃油（气）燃烧器型式试验证书 安装改造修理、化学清洗技术资料及监督检验报告和证书 安全附件等仪器仪表检定、校验报告 历次检验资料、能效测试报吿 水汽质量检验报告、有机热载体检验报告 监检资料 监督检验记录（含相关见证材料）及报告和证书 定期检验记录（含相关见证材料）及报吿 检验、检测 定检资料 资料 安全附件等仪器仪表检定、校验记录及报告、介质检验记录及报告 检测资料 检测工艺卡、记录及报吿 能效测试资料 能效测试记录（含相关见证材料）及报告 鉴定评审 评审资料